Arkevia est un coffre-fort numérique RH développé par le groupe Cegedim, qui permet de stocker bulletins de paie, contrats et attestations dans un espace personnel sécurisé, avec une valeur juridique garantie par la norme NF Z42-013 et la certification ISO 27001, comparable à un original papier devant l’administration ou un tribunal. L’accès reste gratuit pour les salariés dont l’entreprise a souscrit le service, celle-ci payant un abonnement de 2 à 5€ par salarié et par mois.
Si les présentations commerciales du produit restent généralement très positives, des retours plus indépendants signalent aussi des problèmes concrets d’usage : lenteurs de chargement, erreurs de connexion récurrentes, et une interface jugée peu intuitive sur smartphone.
Ce qu’il faut retenir
- 🔐 Un coffre-fort numérique personnel et strictement privé : l’employeur y dépose les documents mais n’a aucun accès à votre espace personnel.
- 📜 La même valeur juridique que le papier : les fiches de paie électroniques scellées et horodatées sont reconnues par la CAF, les banques et la retraite.
- ⏳ Un archivage garanti pendant 50 ans : conservation légale des bulletins de salaire jusqu’aux 75 ans du salarié, même après avoir quitté l’entreprise.
- 🔑 L’accès gratuit à vie pour le salarié : aucun abonnement à payer pour consulter et récupérer ses documents à tout moment.
Qu’est-ce que le service Arkevia et comment fonctionne ce coffre-fort électronique ?
Arkevia est un système de Système d’Archivage Électronique (SAE) hautement sécurisé conforme aux normes françaises et européennes (notamment la norme AFNOR NF Z42-013 et le RGPD). Il permet aux entreprises de dématérialiser la distribution des bulletins de salaire, des contrats de travail, des attestations d’employeur et des fiches fiscales annuelles.
Son infrastructure technique repose sur des principes stricts de sécurité :
- Chaque document déposé par les ressources humaines fait l’objet d’un scellement numérique et d’un horodatage électronique certifié qui garantit son intégrité et empêche toute modification ultérieure.
- Le coffre-fort est hébergé sur des serveurs sécurisés situés en France bénéficiant de protocoles de chiffrement bancaire de pointe.
- L’espace créé est la propriété exclusive du salarié : la direction de l’entreprise ne peut en aucun cas consulter les autres documents personnels stockés ni supprimer un bulletin déposé.
Ce système supprime définitivement le risque d’égarer ses fiches de paie papier lors d’un déménagement ou d’un sinistre domestique.
Comment se connecter à son espace personnel Arkevia et activer son compte ?
La première connexion à votre espace nécessite une procédure d’authentification unique à l’aide des identifiants transmis par votre employeur.
Le tableau ci-dessous détaille les étapes d’activation et la marche à suivre selon votre situation d’accès :
| Étape de connexion / Situation | Actions concrètes à réaliser sur la plateforme | Documents ou informations requises |
|---|---|---|
| Première connexion (Activation de compte) | Se rendre sur le portail officiel Arkevia, cliquer sur « Activer mon compte », saisir le code temporaire et définir un mot de passe sécurisé. | 🥇 Code d’activation employeur reçu par courrier ou e-mail + adresse e-mail personnelle. |
| Connexion habituelle (Consultation des paies) | Renseigner son adresse e-mail personnelle et son mot de passe confidentiel avec validation à double facteur si activée. | Identifiants personnels créés lors de l’inscription. |
| Mot de passe oublié ou compte bloqué | Cliquer sur le lien « Mot de passe oublié ? » sur la page d’accueil pour recevoir un lien de réinitialisation sécurisé. | Accès à l’adresse e-mail personnelle associée au compte du coffre-fort. |
| Téléchargement et sauvegarde des documents | Sélectionner les fiches de paie et cliquer sur « Télécharger en PDF » pour les sauvegarder sur un disque dur externe ou cloud. | Lecteur de fichiers PDF standard (Adobe Acrobat Reader). |
Pour éviter toute perte d’accès lors d’un départ de l’entreprise, associez systématiquement une adresse e-mail personnelle (et non votre e-mail professionnel) à votre compte Arkevia.
L’avis d’un responsable des ressources humaines
« Beaucoup de salariés s’inquiètent de savoir s’ils perdront leurs bulletins de salaire le jour où ils démissionneront. La réponse est non ! Le compte Arkevia vous appartient à vie. Même après avoir quitté votre entreprise, votre coffre reste ouvert gratuitement pendant 50 ans. Lorsque vous préparerez votre dossier de retraite à 64 ans, tous vos justificatifs seront toujours téléchargeables en quelques clics au format officiel. »
Quelle est la valeur légale des fiches de paie électroniques conservées sur Arkevia ?
Depuis la loi Travail du 8 août 2016, l’employeur peut dématérialiser les bulletins de paie par défaut sans accord préalable du salarié (le salarié conservant un droit d’opposition pour demander la version papier s’il le souhaite).
Les documents hébergés sur Arkevia bénéficient de garanties juridiques absolues :
- Une valeur probante identique à l’original papier : acceptés sans réserve par l’administration fiscale, la CAF, Pôle Emploi (France Travail) et les organismes bancaires pour les demandes de crédit immobilier.
- Une conservation légale garantie par l’État pendant au moins 50 ans (ou jusqu’à ce que le titulaire atteigne l’âge de 75 ans).
- La possibilité de lier son coffre-fort au portail officiel public Mon Compte d’Activité (moncompteactivite.gouv.fr) pour centraliser l’historique complet de sa carrière professionnelle.
Ce dispositif garantit la reconstitution parfaite de vos trimestres de cotisation lors de la liquidation de vos droits de retraite.
Que faire si l’employeur n’a pas déposé le dernier bulletin de salaire ?
Arkevia est une plateforme technique de stockage : la société éditrice du logiciel ne génère pas les salaires et n’a pas la main sur la comptabilité de votre entreprise.
Si vous constatez un retard dans la mise à disposition de votre bulletin du mois (généralement déposé entre le 28 et le 5 du mois suivant), contactez directement le service paie ou les ressources humaines de votre employeur pour vérifier si le fichier de virement mensuel a bien été téléversé sur les serveurs.
Foire Aux Questions (FAQ)
💶 L’utilisation du coffre-fort Arkevia est-elle payante pour le salarié ?
Non, le service est 100 % gratuit pour le salarié, sans aucun frais d’ouverture ni de gestion. C’est votre employeur (ou ancien employeur) qui prend en charge l’intégralité des coûts d’abonnement et de stockage numérique auprès de la plateforme.
📄 Peut-on stocker d’autres documents personnels sur son compte Arkevia ?
Oui, selon la formule souscrite par l’entreprise, votre coffre-fort Arkevia intègre souvent un espace de stockage personnel sécurisé (généralement de 1 à 10 Go) vous permettant de sauvegarder vos pièces d’identité, actes notariés, diplômes et contrats d’assurance.
❌ Comment faire si l’on préfère continuer à recevoir ses fiches de paie en version papier ?
Conformément à l’article L3243-2 du Code du travail, vous pouvez notifier votre droit d’opposition à la dématérialisation à votre employeur par écrit (lettre remise en main propre ou e-mail RH) à tout moment. L’employeur dispose alors d’un délai maximal de 3 mois pour reprendre l’envoi de vos bulletins au format papier.
